Автоматизация архивной службы актуальна в тех организациях, где архивному хранению подлежит большое количество документов. Компания «Мария-Ра»- это крупная розничная сеть, имеющая более двухсот магазинов на территории Западной Сибири. Соответственно, в процессе работы появляется огромное количество различной документации, требующей безопасного хранения и удобного оперативного доступа в любое время. Все эти и многие другие возможности включает в себя «Архивное дело» - система управления документами, обеспечивающая функции архива организации, в соответствии с требованиями Росархива.
«Архивное дело» используется в компании «Мария-РА» с 2008 года, а в августе 2010 встал вопрос о дозакупке дополнительных рабочих мест, для повышения эффективности работы и оперативного доступа к документами, а так же обеспечения управления архивом для головной компании.
Решаемые задачи:
• Обследование операций по обслуживанию бумажных архивов организации в общем отделе и настройка системы «Архивное дело» на технологическую схему архива организации, с учетом последующего возможного расширения системы.
• Обеспечение рабочими местами системы «Архивное дело» сотрудников общего отдела, а также обучение работе в системе.
• Организация регистрации дел и документов в единой системе, создание электронного архива организации с исчерпывающими возможностями поиска дел и документов.
• Формирование (систематизация документов внутри дела) и оформление дел (единиц архивного хранения).
• Топографирование хранилища документального архивного фонда.
• Автоматизированная подготовка номенклатуры дел
• Сокращение времени на поиск необходимых дел и документов.
• Группировка дел в пределах фонда, использование настраиваемой для каждого фонда схемы систематизации дел. Возможности систематизации дел внутри фонда с учетом следующих классификационных признаков: хронологически-структурного, тематического, функционального, отраслевого, предметно-вопросного.
Поставку и техническое сопровождение системы осуществляет компания «Корпоративные системы – Консалтинг» - Золотой партнер компании «Электронные Офисные Системы».
