Хорошо отлаженный документооборот – одно из условий эффективной работы любой компании независимо от сферы ее деятельности. Употребляя понятие «документооборот», мы имеем в виду созданную в организации систему движения документов, охватывающую весь их жизненный цикл: с момента возникновения до отправки в архив или уничтожения.
Данная система охватывает все без исключения виды документации: управленческую, бухгалтерскую, производственную, административно-хозяйственную, кадровую. Документооборот включает в себя ее создание обработку, прием, передачу и хранение. При этом хранить документацию можно не только на бумажных, но и на электронных носителях, а так же соблюдать правила работы с документами.
Все документы как объекты документооборота можно отнести к одной трех категорий:
- входящие – они поступают в компанию из внешнего мира, от других организаций;
- исходящие – их отправляет компания в другие организации, например, как ответы на входящие;
- внутренние – они создаются компанией для обеспечения ее деятельности и не выходят вовне.
При организации документооборота используются следующие три формы:
- централизованная – когда регистрация, обработка и хранение всех документов происходит в одном месте:
- в канцелярии, секретариате, кадровой службе или службе документационного обеспечения управления (ДОУ);
- децентрализованная – когда хранением и обработкой документов занимаются нескольких структурных подразделений;
- смешанная – когда обрабатывать и хранить документацию могут отдельные структурные подразделения, однако документами, которые значимы для компании в целом, ведает служба ДОУ.
В зависимости от размера и структуры компании оптимальной для нее будет та или иная форма организации документооборота. Малым и средним предприятиям подойдет централизованная форма. Децентрализованная предпочтительна для компаний, имеющих территориально удаленные филиалы. Смешанная – вариант для очень крупных компаниях. В них нередко существуют отдельные структурные подразделения для организации документопотоков.
Какими же правилами мы должны руководствоваться при организации документооборота? Все они связаны с оптимизацией процессов прохождения документов.
Правильная организация документооборота призвана:
- обеспечить оперативное движение документов, то есть их прохождение с минимальными временными затратами;
- максимально сократить число инстанций, через которые проходит документ, исключив или хотя бы ограничив возвратные движения;
- обеспечить единообразный порядок прохождения и обработки всех документов.
Следование этим правилам позволит воплотить в жизнь ключевой принцип организации работы с документами – обеспечение централизованного выполнения однородных технологических операций.
На портале «Правила работы с документами» вы можете изучать справочные и учебные пособия в доступной форме с возможностью самопроверки.
За основу обучающих материалов взяты технологии «Олимпокс» — работающие инструменты для получения и контроля уровня знаний. Авторами учебных пособий и онлайн-курсов, представленных на сайте, выступили профессиональные методологи в профильных областях.
Сайт позволяет:
- легко найти необходимую информацию для применения ее на практике;
- быстро повысить уровень компетенций и знаний требований нормативных документов в сфере документационного обеспечения управления и архивного дела;
- проверить собственные знания и знания сотрудников в профильных областях;
- провести входное тестирование соискателей при приеме на работу.
Материалы, представленные на сайте, также будут полезны студентам, готовящимся к сдаче профильных экзаменов. Подготовка в такой форме позволит надолго запомнить полученную информацию и тем самым повлияет на итоговую эффективность применения полученных знаний уже в рамках трудовой деятельности.
