Сегодня суббота, 06.06.2020, 17:02, ньюсмейкеров: 41581, сайтов: 1161, публикаций: 3202098
27.10.2017 08:18. Новости. Просмотров всего: 10272; сегодня: 1.

Единая БД с документооборотом для каждой организации

Единая БД с  документооборотом для каждой организации

Компания «КС-Консалтинг» завершила комплексный проект внедрения системы электронного документооборота «Дело» в Кемеровской области. Особенностью проекта стала автоматизация управления документами сразу в нескольких компаниях, осуществляющих деятельность в разных сферах, но принадлежащих одному собственнику.
Фигурантами проекта стали:
ООО ТД «Спасатель», поставщик горноспасательного оборудования для различных отраслей промышленности (горнодобывающей, химической, металлургической);
ООО «Кузбасский водный центр» (занимается финансированием строительства крупнейшего в регионе «Wellness центра»);
УК «Томь» (оказывает услуги в сфере управления недвижимостью).
Кемеровский проект стал уникальным сразу по нескольким моментам:
Во-первых, заказчик поставил задачу автоматизировать документооборот всех организаций в одной базе данных. При этом каждая из компаний должна иметь доступ только к собственным документам и не видеть документооборот других.
Во-вторых, основная часть документов и бизнес-процессов, требующих реализации в СЭД, касались договорного документооборота и сопутствующей документации – переписки по ним, коммерческих предложений, счетов, актов, протоколов разногласий, дополнительных соглашений, и т.д. Традиционный управленческий документооборот – входящие и исходящие, поручения, ОРД, служебные записки и др. – также были заведены в систему, но не потребовали особой настройки бизнес-процессов, так как обеспечивались стандартным функционалом СЭД «Дело».
В-третьих, во всех организациях, кроме ТД «Спасатель», параллельно с внедрением СЭД документооборот фактически ставился «с нуля», так как регламентированных и устоявшихся процессов движения документов было немного.
«Мы предлагали заказчику несколько вариантов систем, но они сами выбрали СЭД «Дело». Понравилась возможность ведения в одной базе сразу нескольких организаций, гибкая политика настройки прав пользователей, интеграция с мобильными решениями и наличие техподдержки после внедрения. Также заказчик оценил нашу оперативность в проведении презентации и информационного обследования», – комментирует Наталья Колесникова, куратор проекта внедрения.
Задачи проекта, которые обозначил заказчик, были общими для всех автоматизируемых организаций:
упорядочить документопотоки;
автоматизировать документооборот;
дисциплинировать исполнителей через контроль поручений;
обеспечить контроль пунктов протоколов;
реализовать в СЭД уведомления сотрудников о сроках подлежащих исполнению документов и поручений;
автоматизировать согласование договоров;
обеспечить возможность оперативного поиска документов.
Заказчик приобрел лицензии на СЭД «Дело» (сервер и клиентские рабочие места), а также на подсистему «Дело-Web». Кроме этого, была закуплена опция «Сканирование» (3 лицензии), подсистема «Управление процессами» и приложение «Мониторинг документов» (разработка компании «КС-Консалтинг» для оперативного уведомления пользователей о событиях в СЭД).
В ходе проекта для каждой из организаций в СЭД «Дело» создана отдельная картотека. Для каждой картотеки заведены свои группы документов. Разделение картотек обеспечивает разграничение доступа: сотрудники видят только собственный документооборот и не видят документы других организаций, хотя база данных общая.
Для регистрации различных видов документов во всех компаниях-фигурантах проекта применяется смешанная система. Документы входящие, которые приходят по почте в бумажном виде, регистрирует помощник Генерального директора. Документы, которые приходят по электронной почте, может регистрировать исполнитель/менеджер.
Документы, требующие согласования, вносятся в систему как проект – РКПД (регистрационная карточка проекта документа). Документы, не требующие согласования, регистрируются в системе как РК (регистрационная карточка документа) со скан-образом подписанного документа.
В части договорного документооборота все сопутствующие процессу подготовки, согласования, подписания и исполнения договоров документы регистрируются с указанием в СЭД связки к тому договору, которого они касаются. Контроль исполнения заключенных (действующих) договоров также реализован средствами системы «Дело».
В целом все задачи, поставленные заказчикам, были успешно реализованы в СЭД «Дело». На завершающей стадии проекта все пользователи системы прошли групповое обучение. Сейчас система работает в обычном режиме, авторский надзор не выявил каких-либо проблем в ее функционировании.

Сферы деятельности: Автоматизация, Информтехнологии, связь, Интернет
Сайты субъектов РФ: Кемеровская область

Ньюсмейкер: КС-Консалтинг — 52 публикации. Вы можете направить ньюсмейкеру обращение, заявку
Сайт: www.cs-consult.ru/vse-novosti/586-spasatel-2017.html
E-mail: market@cs-consult.ru
Поделиться:
Ваше мнение
Каково Ваше отношение к выходу на работу по окончании карантина коронавируса?
 Хочу выйти на рабочее место
 Вполне могу продолжить работу дома
 Хочу работать только в удаленном режиме
 Работа требует присутствия на рабочем месте
Предложите опрос

Интересно:

Фестиваль Silver Mercury провел грандиозную Церемонию награждения
06.06.2020 0:07 Мероприятия
Фестиваль Silver Mercury провел грандиозную Церемонию награждения
Фестиваль Silver Mercury объявил номинантов, победителей и призеров на виртуальной Церемонии награждения. Перед организаторами и командой режиссера Евы Габуловой #Исполняймечты стояла непростая задача: объединить рекламную индустрию в былом формате большой вечеринки, не нарушая режим самоизоляции...
5 способов налоговой оптимизации, от которых лучше отказаться
05.06.2020 11:46 Консультации
5 способов налоговой оптимизации, от которых лучше отказаться
Пандемия коронавируса принесла еще один эффект: значительно усилилась цифровизация отношений налоговых органов разных стран при обмене информацией. На фоне повышения эффективности контроля над международными налоговыми инструментами, имеет смысл вспомнить о пяти наиболее распространенных способах...
Десять лет практике Innovation Communication
04.06.2020 23:39 Интервью, мнения
Десять лет практике Innovation Communication
В 2010 году в коммуникационной группе Insiders была разработана новая коммуникационная практика, - коммуникации в сфере инноваций, или Innovation Communication (InCo). В рамках программы были разработаны и вскоре начали успешно внедряться на коммуникационном рынке инструменты, позволяющие создать...
LG начинает продажи линейки NanoCell - телевизоров 2020 года
04.06.2020 22:19 Товары и услуги
LG начинает продажи линейки NanoCell - телевизоров 2020 года
LG Electronics (LG) запускает в продажу в России линейку 8K и 4K NanoCell телевизоров 2020 года, отличающихся чистыми цветами, которые подходят для просмотра фильмов, спортивных состязаний и даже игр. Эти модели подойдут и для семейного досуга дома, и разнообразят дни, когда к вам будут приходить...
LG Signature воплощает в жизнь проект Алессандро Мендини
04.06.2020 21:19 Новости
LG Signature воплощает в жизнь проект Алессандро Мендини
Сеул, 4 июня, 2020 г. — LG Signature представляет специальный штопор ограниченной серии "Alessandro M.", вдохновением для создания которого послужила линейка ультра премиального бренда. Эксклюзивный штопор, изготовленный в соответствии с последним оригинальным эскизом Алессандро Мендини...