В штате «АстраЗенека Россия» трудятся более 1400 сотрудников из 73 городов страны. Имея опыт автоматизации бизнес-процессов, компания искала альтернативу более сложному и дорогому в обслуживании сервису. Первым этапом внедрения Elma BPM стала автоматизация процессов планирования отпусков.
В рамках проекта были выполнены:
• Настройка веб-портала системы для работы сотрудников;
• Реализация процессов формирования ежегодного графика отпусков, производственного календаря предприятия, оформления заявлений на отгул, отпуск, отсутствие по причине болезни и др.;
• Автоматический расчет лимитов отпусков;
• Интеграция с системами «Босс-Кадровик» и «WorkDay»;
• Реализация отчетов;
• Англо- и русскоязычный интерфейс.
До внедрения Elma управление отпусками сотрудников велось в разных ИТ-системах. Каждый менеджер формировал график отпусков для сотрудников своей команды, компания испытывала сложность в консолидации данных. Система Elma BPM стала единым инструментом для автоматизации процессов планирования и оформления отпусков. Появилась возможность отслеживать прошлые периоды и отпуска нарастающим итогом.
Сервисный бизнес-процесс «Расчет лимитов отпусков» автоматически проверяет данные по каждому сотруднику, рассчитывает доступный для него лимит (за вычетом праздничных дней и уже потраченных «авансом» дней отпуска). В процессе формирования графика отпусков сотрудники выполняют задачи по планированию отпуска в соответствии с рассчитанным доступным лимитом. Менеджер в своей задаче видит отпуска, созданные его подчиненными, может согласовать их или вернуть на редактирование.
Кроме того, для удобства сотрудников был разработан портлет «Лимиты отпусков». Это информационное окно, в котором работник всегда может посмотреть данные об остатках отпускных дней за предыдущие периоды, текущих начислениях и уже расходованных днях.
Автоматизация работ по отпускам – это первый этап крупного проекта автоматизации процессов HR-департамента международной биофармацевтической компании. В финальной стадии также находятся процессы по управлению фондом гибких льгот, оценке качественных и количественных показателей работы сотрудников компании.
