Сегодня среда, 02.12.2020, 12:44, ньюсмейкеров: 41949, сайтов: 1192, публикаций: 3113534
05.06.2014 16:41. Новости. Просмотров всего: 1809; сегодня: 3.

ИПК "Парето-Принт" в несколько раз ускорил согласование документов с помощью "1С:Документооборот"

ИПК

Компания "Визард-С" построила систему электронного документооборота в известном российском издательско-полиграфическом комплексе "Парето-Принт". За основу взят программный продукт "1С:Документооборот 8". С его помощью организована обработка и согласование более 2000 документов ежемесячно. Обеспечено корректное взаимодействие различных служб предприятия. Исключены задержки и небрежности, которые могли обернуться финансовыми убытками. Все бумажные документы теперь хранятся в архиве, а сотрудники работают с электронными копиями, что исключает потерю документов и обеспечивает их быстрый поиск.

Типография "Парето-Принт" — одно из крупнейших российских предприятий в сфере печати. Ежегодно оно выпускает более 60 млн. книг, что составляет около 8% российского книжного рынка.

Объем производства постоянно растет. Только за последний год выпуск продукции увеличился больше, чем на 10%.

Вместе с ростом производства росли и объемы документооборота. Сейчас через секретариат компании ежедневно проходит свыше 100 различных документов, каждый из которых необходимо зарегистрировать, согласовать, подписать, получить с контрагента экземпляр, подписанный с его стороны, и организовать хранение подписанных документов, чтобы при необходимости любой из них можно было найти в кратчайшие сроки. Обычный договор, заключаемый с заказчиком, должен пройти не менее 5 точек согласования, но иногда количество таких точек может доходить до 10-15. Зачастую при заключении договора требуется уточнить ряд технических вопросов, касающихся специфики типографского производства. Это не только увеличивает количество точек согласования, но и требует оперативных консультаций между специалистами различных подразделений компании.

Разумеется, на каждом этапе цепочки согласования документов существует риск рассогласованных действий, которые могут иметь для компании негативные последствия, в том числе и финансовые. В частности, ранее случалось, что заключались договора без предоплаты с партнерами, ненадежными с точки зрения финансовой службы или службы безопасности.

Кроме того, на предприятии не существовало единого стандарта на работу с документами. Сотрудники не всегда знали утвержденные процедуры согласования и нередко пользовались устаревшими формами документов. Случалось, что внешние контрагенты задерживали или теряли документы, переданные им на подпись, что затрудняло сверку взаиморасчетов и создавало другие проблемы.

В результате анализа существующей системы документооборота на предприятии были сформулированы основные задачи ее преобразования:

• Стандартизировать внутренние процессы документооборота и формы документов.

• Обеспечить быстрый доступ сотрудников к нужным для их работы архивным документам.

• Ускорить процесс согласования договоров без ущерба для безопасности и финансовой стабильности предприятия.

• Взять под контроль возврат бумажных документов, переданных на подписание контрагентам.

• Организовать систему внутренней коммуникации между производством и другими службами, позволяющую оперативно уточнять и решать сложные технические вопросы.

Для решения этих задач было выбрано решение "1С:Документооборот 8". В качестве партнера по внедрению была выбрана компания "Визард-С", с которой у ИПК "Парето-Принт" уже имелся опыт взаимовыгодного сотрудничества - комплексная автоматизация предприятия на основе программного продукта "1С:Управление производственным предприятием" (1С:УПП).

На данный момент более 100 сотрудников ИПК "Парето-Принт" используют "1С:Документооборот 8" в ежедневной работе. Это дало следующие результаты:

• На предприятии разработано и принято "Положение о делопроизводстве и документообороте". Вся работа с документами, как бумажными, так и электронными, теперь регламентирована и ведется в соответствии принятым "Положением". Это позволило исключить использование неутвержденных документов или их неактуальных форм и сократить связанные с этим финансовые, юридические и репутационные риски.

• Организован электронный и бумажный архив документов. Оригиналы документов хранятся в архиве предприятия, сотрудники работают с электронными копиями документов, и имеют к ним мгновенный доступ в соответствии с установленными правами. Это позволило в разы ускорить выполнение сотрудниками любых задач, связанных с обработкой документов. При этом бумажные оригиналы документов не теряются и могут быть в кратчайшие сроки предоставлены по месту требования.

• Взят под контроль возврат документов, переданных на подпись контрагентам.

• Значительная часть рабочего времени управленческого персонала освободилась для решения других задач текущей деятельности предприятия.

• С помощью интеграции систем "1С:Документооборот 8" и "1С:УПП" производственный персонал теперь может по каждому заказу быстро уточнить условия, указанные в договоре и других сопровождающих заказ документах.

• Введены в опытную эксплуатацию база знаний и внутрикорпоративный форум по сложным производственным вопросам для мастеров и коммерческой службы.

Туз Алексей Вячеславович, директор по ИТ: "Самое важное, что с внедрением системы "1С:Документооборот" в организации появилась новая среда, в которой создание и передача документов происходит структурировано, по единым правилам. Пока, на первом этапе, это коснулось некоторых основных процессов, в том числе создания и хранения договоров, корреспонденции. А дальше происходит самостоятельное развитие системы без существенного участия внешних специалистов. Сотрудники находят для нового инструмента все новые применения. По их инициативе в эту среду втягиваются другие документарные цепочки. Мы считаем, что фактически произошел качественный скачок в развитии корпоративной культуры".

Власенко Артур Борисович, директор по безопасности: "Считаю, что внедрение системы "1С:Документооборот" позволило минимизировать время оформления и подготовки документов, их согласование и утверждение. Также следует отметить, что внедрение данного программного продукта, позволяет повысить личную ответственность всех лиц, участвующих в подготовке документов, и контролировать исполнительскую дисциплину сотрудников".

Сферы деятельности: Издательская деятельность, полиграфия, Информтехнологии, связь, Интернет, Стандартизация
Сайты субъектов РФ: Москва, Тверская область
Сайты федеральных округов РФ: Центральный федеральный округ
Сайты стран: Россия

Ньюсмейкер: Фирма 1С — 26 публикаций. Вы можете направить ньюсмейкеру обращение, заявку
E-mail: vini@1c.ru
Поделиться:
Ваше мнение
Где вы наилучшим образом получали знания по своей работе?
 В учебном заведении
 На очных тренингах, семинарах, курсах
 В специальной литературе, учебниках
 В практической деятельности
 В Интернет
 Другое
 Затрудняюсь ответить
Предложите опрос

Интересно:

Как не прогадать с выбором района при покупке квартиры
30.11.2020 18:05 Консультации
Как не прогадать с выбором района при покупке квартиры
Выбор ЖК и определенной квартиры – еще не всё, что нужно сделать, перед тем как решиться на переезд. Многие часто недооценивают значимость района, в котором им предстоит поселиться. А между тем, существует множество неочевидных факторов, способных существенно повлиять на повседневный комфорт...
A4 Bloody GC-850 и GC-870 – новые геймерские кресла
30.11.2020 16:40 Товары и услуги
A4 Bloody GC-850 и GC-870 – новые геймерские кресла
Совсем недавно Bloody, известный бренд компьютерной периферии для геймеров, анонсировал выпуск нового игрового кресла с передовой эргономикой для продолжительных игровых сессий A4 Bloody GC-800. Теперь Bloody выпустил еще две новинки с теми же характеристиками, но в другом дизайне - A4 Bloody...
МИнБанк внедряет решение PayControl в мобильное приложение для бизнеса
30.11.2020 16:22 Товары и услуги
МИнБанк внедряет решение PayControl в мобильное приложение для бизнеса
ПАО «Московский Индустриальный банк» (ПАО «МИнБанк») интегрирует технологию PayControl в мобильное приложение системы дистанционного банковского обслуживания (ДБО) для корпоративных клиентов «МИнБанк Бизнес-онлайн». Технология PayControl дает возможность корпоративным клиентам банка удобно и...
Корпоративный юрист как защитник бизнеса
28.11.2020 11:59 Товары и услуги
Корпоративный юрист как защитник бизнеса
Современный бизнес и деловые отношения между компаниями или индивидуальными предпринимателями, часто подразумевают решение экономических вопросов в рамках правового поля. Такие отношения называют корпоративными, а поскольку эта область требует участия специалиста, юрист по корпоративному праву от...
Zebra представила результаты исследования Global Shopper Study 2020
27.11.2020 22:03 Аналитика
Zebra представила результаты исследования Global Shopper Study 2020
Компания Zebra Technologies (NASDAQ: ZBRA) опубликовала результаты 13-го ежегодного исследования Global Shopper Study. Это единственный отраслевой инструмент исследования рынка, который анализирует поведение покупателей, сотрудников и руководителей розничной торговли и изучает тенденции в...