Автоматизация управления документами, создание единого информационного пространства, обеспечение жителям города доступа к информации о деятельности муниципалитета и возможности «обратной связи» - таковы три составляющих проекта, реализованного в Администрации городского округа «Стрежевой» (Томская область) барнаульской компанией «КС-Консалтинг». Эти задачи были решены путем модернизации официального сайта органов местного самоуправления города, а также через интеграцию установленных в организации систем электронного документооборота «Дело» и eDocLib с обновленным сайтом.
СЭД «Дело», разработанная компанией «Электронные Офисные Системы» (Москва), в Администрации городского округа Стрежевой работает с 2003 года. В «Деле» ведется регистрация входящей и исходящей документации, проектов нормативных актов, листов согласования, правовых актов. Автоматизированы контроль исполнения поручений и работа с обращениями граждан. В системе работает Управление делами, Финансовое управление, приемная, а также руководители - первый заместитель и заместитель Мэра города.
В конце 2012 года систему работы с обращениями граждан было решено дополнить Интернет-приемной. Это решение во многом послужило причиной начала работ по модернизации официального сайта муниципалитета.
Кроме создания Интернет-приемной, требовалось существенно обновить дизайн и контент сайта (в соответствии с нормами законодательства о раскрытии органами власти информации о своей деятельности), в том числе организовать публикацию правовых актов, принимаемых муниципалитетом. Сформулировав общие пожелания по проекту, Администрация Стрежевого обратилась к компании «КС-Консалтинг», которая в итоге и осуществила весь комплекс работ.
В уточненное техническое задание был включен пункт об автоматизации выгрузки обращений граждан из Интернет-приемной и их пересылке по электронной почте для автоматической регистрации в СЭД «Дело». Кроме этого, была предусмотрена пересылка из СЭД «Дело» в «Личные кабинеты» заявителей (доступные через Интернет-приемную) сведений о ходе работы с обращением. В итоге гражданин, направивший обращение, зайдя в «Личный кабинет», должен видеть все стадии, которые прошло его письмо: какие поручения даны, в каком подразделении находится, как вопрос решен в итоге.
Процесс правотворчества (разработка проектов правовых актов и их согласование) в Администрации Стрежевого был реализован на платформе eDocLib. Эта система относится к классу ECM и также является разработкой ЭОС. Общее число полнофункциональных рабочих мест системы превысило 100, также использовалось 10 рабочих мест категории «Читатель».
Автоматизировать публикацию нормативных актов было решено через интеграцию eDocLib с официальным сайтом. База документов, созданная таким образом, должна была позволять отслеживать историю изменений в документах и их текущий статус. Также требовалось организовать поиск среди опубликованных правовых актов для внешних посетителей сайта.
Для обеспечения публикации документов из eDocLib была применена проверенная схема обмена пакетами по e-mail. Был создан специальный тип документа – «Публикация». Нормативные акты, которые требовалось довести до сведения населения, после принятия и полного оформления в электронном виде в eDocLib направляются на публикацию. Объект «Публикация» создается в качестве связанного с ними документа и автоматически копирует из регистрационной карты (РК) нормативного акта всю информацию, которая требуется для опубликования: краткое описание, группа документов, номер, дата, файлы документа, основные связки и основные реквизиты связанных документов.
Сформированные в eDocLib карточки «Публикации» попадают к оператору, который проверяет, корректирует и при необходимости укомплектовывает РК файлами документа в формате PDF и т.п., после чего отправляет пакет на публикацию. При этом формируется специальный файл XML (паспорт), паспорт и файлы документа отправляются по e-mail на сторону сайта на специальный адрес, обрабатываемый роботом. Робот разбирает полученный пакет и автоматически размещает его на сайте в статусе «неопубликованные» (для дополнительного контроля перед опубликованием).
Затем документ публикуется в соответствующий раздел исходя из группы документов в eDocLib. Если в связках к публикуемому документу указаны другие документы, ранее опубликованные на сайте («в отмену» - «отменен» и т.п.), то в публикации на сайте автоматически формируется гиперссылка на первичный документ. Администратору сайта остается проконтролировать корректность и полноту данных и одним кликом опубликовать документ.
Модернизированный сайт с интеграционными модулями был сдан заказчику в декабре 2012 года. В первом квартале 2013 года производилось его наполнение контентом. После этого новая версия сайта, интегрированная с СЭД «Дело» и eDocLib, стала доступна в сети Интернет.
В 2013 году работа по модернизации сайта была продолжена – в частности, разработана версия для слабовидящих. Тестируются несколько новых функций Интернет-приемной: возможность прикрепить к обращению файлы документов, а также выбора гражданином способа получения ответа на обращения - почтой и/или в электронном виде на e-mail.
К системе eDocLib в настоящее время подключены все подразделения Администрации. Специалисты заказчика отмечают, что упорядочилась работа с нормативными актами. Также eDocLib используется как справочная правовая система: чаще всего программой пользуются юридическая служба и экономисты.
В дальнейших планах заказчика – расширение функционала интегрированных систем (в частности, поисковых возможностей). Модуль интеграции с eDocLib планируется дополнить новыми функциями: автоматическая публикация статусов документов при поступлении на сайт связанных документов («в отмену», «действует в редакции» и т.п.), указание «крайних дат» для документов с конкретным периодом действия и др. Задумываются специалисты Администрации и о продолжении интеграции систем – высказаны пожелания о возможности выгрузки данных из СЭД «Дело» в eDocLib.
