Уже более 2 лет в ЗАО «Бизнес Решения» (сеть аптек «Первая помощь») функционирует система автоматизации документооборота и управленческой деятельности «eDocLib: Актив Бизнес». Проект реализуется силами специалистов компании «КС-Консалтинг», партнера ЭОС на территории Западной и Восточной Сибири.
Решение «eDocLib: Актив Бизнес» разработано «КС-Консалтинг» на базе ECM-платформы eDocLib компании «Электронные Офисные Системы». Система предназначена для автоматизации основных бизнес-процессов, типичных для предприятий малого и среднего бизнеса: учет входящей и исходящей переписки, управление договорами, CRM, Help Desk и управление заданиями.
За 13 лет своего существования сеть аптек «Первая помощь», в состав которой изначально входил лишь 1 магазин, стала самой крупной коммерческой аптечной сетью на территории Алтайского края, насчитывающей более 70 точек продаж, в том числе, и в соседних регионах – в Республике Алтай, Новосибирской и Кемеровской областях. «Первая помощь» постоянно повышает качество и уровень обслуживания, внедряет новейшие достижения в области информационных технологий, совершенствуя бизнес-процессы.
Проект по внедрению системы «eDocLib: Актив Бизнес» стартовал осенью 2011 года. На первом этапе был автоматизирован учет документов, регистрация входящей и исходящей корреспонденции, регламентов, положений и других внутренних документов, преддоговорная работа, автоматизирована выдача и контроль исполнения поручений, приказов и распоряжений, разработаны типовые отчетные формы и шаблоны документов.
Внедрение информационных технологий в бизнес-процессы позволило существенно повысить уровень качества предоставляемых услуг. Организация единого информационного пространства, создание справочников клиентов и контрагентов, разграничение доступа к документам для разных категорий сотрудников – все это позволило оптимизировать деятельность работников предприятия, и в первую очередь – сократить издержки времени, затрачиваемого на рутинные операции. Следствием стало не только повышение эффективности работы сотрудников, но и улучшение психологической атмосферы в коллективе.
Предприятие активно развивает внедренную ECM-систему: ежегодно аптечная сеть закупает дополнительные рабочие места, включая в информационное пространство компании все большее число сотрудников. Так, в конце августа 2013 года в ЗАО «Бизнес Решения» были приобретены дополнительные лицензии на систему «eDocLib: Актив Бизнес». Закупленные рабочие места рассчитаны преимущественно на руководящий состав аптечной сети. Цель внедрения дополнительных АРМ – предоставить возможность работать в ECM-системе руководителям отделов, тем самым вовлечь их в рабочие процессы, что позволит им оперативно осуществлять управленческие функции.
В сентябре прошлого года проект внедрения в аптечной сети «Первая помощь» прикладного ECM-решения «eDocLib: Актив Бизнес» был представлен на аналитическом портале DOCFLOW в категории «Успешный проект». Генеральный директор «КС-Консалтинг» Андрей Балабанов провел тематический онлайн-семинар, на котором рассказал о «повседневных радостях» сотрудников аптечной сети, появившихся в результате внедрения системы «eDocLib: Актив Бизнес».
Одной из главных задач на ближайшую перспективу руководство аптечной сети считает создание на основе системы «eDocLib: Актив Бизнес» базы знаний по типовым обращениям, поступающим от сотрудников организации в IT-службу. Это значительно снизит нагрузку на специалистов helpdesk, сократив время и силы, затрачиваемые на решение однотипных проблем пользователей.
Напомним, что платформа eDocLib позволяет автоматизировать самые разнообразные задачи. Широкие возможности конфигурирования eDocLib позволяют без программирования создавать различные пользовательские модули, прописывать правила обработки любых информационных объектов, конструировать нестандартные документы, записи, картотеки, рубрикаторы, справочники, а в итоге – создавать прикладное решение, учитывающее все тонкости работы конкретного предприятия. На базе платформы eDocLib компанией ЭОС и партнерами разработано уже несколько прикладных конфигураций – eDocLib:Актив Бизнес, eDocLib: Хранение и оцифровка, eDocLib: Реестры НКО, eDocLib-«Электронная амбулаторная история болезни» (ЭлАИБ), eDocLib: Приемная Руководителя, а также совместное с Ростелекомом SaaS-решение О7.ДОК.
