С первых же дней образования сотрудники Министерства столкнулись с большим объемом документации, подлежащей ежедневной обработке, в связи с чем возникла необходимость в современной системе электронного документооборота. Специалистами Министерства был проведен мониторинг многочисленных предложений по внедрению, которыми изобилует сегодняшний рынок. Нужна была надежная, проверенная временем система, которая бы позволяла работать специалистам организации в общей базе в Хабаровске и в Москве одновременно, давала возможность полноценного межкорпоративного обмена документами по e-mail, позволила бы наладить эффективную работу по обращениям граждан, чтобы в дальнейшем перейти на электронный документооборот и отказаться от бумажных документов.
Были выдвинуты строгие требования к функционалу программного обеспечения, проведен аукцион, в результате которого победила СЭД «Дело», разработчик ООО «Электронные офисные системы», уже не первый год лидирующая на отечественном рынке. С помощью СЭД «Дело» можно быстро получать любую информацию, оперативно знакомить сотрудников со служебными письмами и нормативными актами. Внедрение системы позволило поставить контроль исполнения документов на качественно новый уровень, а с помощью адаптированного под требования заказчика модуля отчетов формируются статистические отчетные формы по документообороту и исполнительской дисциплине. Система легко настраивается на функциональные обязанности каждого должностного лица, что дает возможность разграничить полномочия по работе с документами, распределить их потоки и обеспечить необходимый уровень конфиденциальности.
В 2012 году в Министерстве по развитию Дальнего Востока с помощью системы «Дело» была автоматизирована работа отдела документационного обеспечения. Затем к системе был подключен отдел по работе с обращениями граждан, установлена подсистема «Дело-Web» для возможности удаленной работы, подсистемы «Поточное сканирование», «Электронная подпись и шифрование», обеспечена возможность интеграции с федеральной системой межведомственного электронного документооборота (МЭДО).
Специалисты Министерства оценили эффект от внедрения СЭД «Дело», которая позволила повысить исполнительскую дисциплину, четко организовать работу с входящей и исходящей корреспонденцией, обращениями граждан, автоматизировать контроль исполнения поручений. Все отчеты об объеме документооборота с момента внедрения системы формируется с помощью встроенных отчетных форм. В 2013 году было принято решение о приобретении дополнительных рабочих мест. Для этого были приобретены дополнительные лицензии «Дело» и опции «Сканирование». Теперь все документы, зарегистрированные в подразделении, сканируются и передаются для работы сотрудникам уже в электронном виде. Проведено обучение пользователей. Занятия проводились строго дифференцированно, исходя из перечня выполняемых должностными лицами функций. Для обучения использовались групповые занятия (семинары) и индивидуальные консультации (практические работы) на рабочем месте каждого пользователя. Такой подход к обучению позволил в сжатые сроки запустить систему в эксплуатацию.
Работы по внедрению и сопровождению системы электронного документооборота «Дело» проведены сертифицированными специалистами ООО «ДиЛеММа» – «Серебряного партнера» компании «Электронные Офисные Системы», официального дилера в Дальневосточном Федеральном округе.
