Специалисты компании «1С:Первый БИТ» (1С:Бухучет и Торговля) завершили проект комплексной автоматизации учета в медицинском центре «Пятый Элемент». Благодаря решению «БИТ:Управление медицинским центром» индивидуальные программы пациентов составляются втрое быстрее. Автоматизирован управленческий и оперативный учет деятельности центра и взаиморасчеты с пациентами. Руководство получило удобный инструмент для контроля работы учреждения в режиме он-лайн.
«Пятый Элемент» - это первая в России клиника, где собраны все самые эффективные на сегодняшний день методики антивозрастной медицины (антиэйджинга).Визитной карточкой клиники «Пятый Элемент» является комплексный подход и следование основным мировым трендам омоложения. В учреждении используются достижения интеллектуальной медицины, позволяющие составить индивидуальную программу для каждого из пациентов. В штате клиники -высококвалифицированные врачи с огромным опытом практической работы, обладатели различных ученых степеней и званий.
Ранее для ведения оперативного учета и расчета заработной платы в клинике использовалась самостоятельно разработанная программа, которая со временем перестала удовлетворять потребностям учреждения. Кроме того, она не поддерживала обмен данными с системой «1С:Бухгалтерия 8». Большое количество информации приходилось переносить в учетную систему вручную, что требовало дополнительных затрат времени и повышало риск возникновения ошибок при подготовке регламентированной отчетности.
Для того, чтобы справиться с существующими сложностями, руководство приняло решение о внедрении новой информационной системы, которая позволила бы вести оперативный учет посетителей медицинского центра, контролировать взаиморасчеты с пациентами и рассчитывать заработную плату сотрудникам. Кроме того, программа должна была обеспечить возможность взаимодействия с «1С:Бухгалтерия 8».
В качестве партнера по внедрению была выбрана компания «1С:Первый БИТ», порекомендовавшая использовать решение «БИТ:Управление медицинским центром», максимально соответствующее потребностям организации.
Основными задачами проекта стали:
- Автоматизация учета индивидуальных программ пациентов (их составление, оплата, учет посещения);
- Настройка автоматического обмена данных с бухгалтерией;
- Учет в программе входящих звонков пациентов.
- Учет товаров по материально ответственным лицам.
- Создание напоминаний о сопутствующих услугах менеджерам по продажам.
- Создание автоматического формирования смс сообщений о необходимости записаться на повторную услугу.
- Создание требуемых печатных форм (индивидуальные программы для пациентов/для врачей, график работы сотрудников, акт об оказании услуг).
- Реализация механизма для напоминаний о необходимости начисления скидок пациентам при определенных условиях.
- Создание требуемых отчетов (отчет по кассе, отчет по зарплате сотрудников).
Всего за три месяца специалисты «1С:Первого БИТа» произвели установку и запуск системы в эксплуатацию, настроили учетную политику и провели обучение пользователей. Программа была доработана в соответствии со специфическими требованиями заказчика.
В результате проекта медицинский центр получил удобный инструмент для учета и планирования текущей деятельности. Минимизировано количество ручного труда и практически исключена вероятность возникновения ошибок в учете. Снижение трудозатрат на отражение данных о пациентах, обусловленное технологией внесения данных (преимущественно выбор из справочников) и исключением дублирования записей при ведении регламентированной медицинской документации. Время на перенос данных об оказанных услугах и проданных материалах в систему бухгалтерского учета сократилось в 10 раз. Как следствие, повысилась скорость и качество формирования регламентированной отчетности.
В системе реализован механизм составления индивидуальных программ пациентов, а также отслеживание посещений по ним и оплат в разрезе каждой номенклатурной единицы. На составление индивидуальных программ уходит втрое меньше времени, благодаря чему возросла скорость обслуживания пациентов.
Существенно усилен контроль над поступлением денежных средств. Появилась возможность проводить аналитику по оказанным услугам и совершенным продажам в режиме он-лайн за указанный период в разрезе врачей, номенклатуры, видов оплат.
Кроме того, существенно быстрее рассчитывается заработная плата сотрудникам с учетом отработанного времени, различных надбавок, повышающих коэффициентов и премий.
Управляющий, Лазарева Татьяна Валерьевна, отмечает: «Мы довольны результатами проекта и работой сотрудников компании «1С:Первый БИТ». Программа БИТ:Управление медицинским центром помогла нам решить все стоящие перед нашим учреждением задачи. Организован оперативный учет продукции на складе. Автоматический перенос данных в систему бухгалтерского учета избавил сотрудников бухгалтерии от огромного количества ручного труда. Регламентированная отчетность формируется качественно и в срок. Повысились качество и производительность труда сотрудников. Благодаря использованию сервиса автоматической рассылки смс-сообщений о необходимости записаться на повторную услугу. Упрощен контроль над поступлением оплат. Мы будем продолжать сотрудничество с компанией «1С:Первый БИТ» и планируем дальнейшее развитие системы в соответствии со специфическими потребностями нашей компании».
