Согласно различным исследованиям сотрудники офиса тратят на рутинную обработку документов не менее 60% своего рабочего времени. Причины ясны. Деловая документация в большинстве организаций хранится в различном виде: как электронном, так бумажном. С ростом количества сотрудников у многих компаний увеличиваются затраты на поиск и доступ к документам, а также появляются системные проблемы с надежностью хранения данных. Основной причиной всех проблем является отсутствие единого централизованного автоматизированного хранилища документов в масштабе группы компаний.
Финансовая корпорация «ОТКРЫТИЕ» - один из ведущих российских инвестиционных банков. Работая на фондовом рынке с 1995 года, выступая в роли брокера, управляющего активами, финансового консультанта или инвестиционного банка, корпорация стала надежным партнером множества российских и зарубежных, частных и институциональных инвесторов.
Активная деятельность корпорации сопровождается не менее активным документооборотом (заключение договоров с контрагентами, счета и прочая документация). Именно поэтому в 2007 году для корпорации актуальным вопросом стала автоматизация документооборота, а также создание корпоративного хранилища данных.
С июля 2007г. ФК «ОТКРЫТИЕ» начала свое взаимодействие с компанией «ИНТАЛЕВ». После проведения специалистами ГК «ИНТАЛЕВ» презентации программного решения «ИНТАЛЕВ: Корпоративные Документы и Процессы», который рассматривался как один из инструментов для реализации поставленных задач, было принято решение о приобретении данной системы для самостоятельного внедрения. Одним из основных требований, которое предъявлялось к системе - возможность интеграции электронного архива с программой «1С: Предприятие 8.0».
«Для эффективной работы с программным продуктом сотрудники нашей компании прошли Курс обучения «Профессионал: ИНТАЛЕВ: Корпоративные Документы и Процессы», полученные навыки и методики настройки, варианты применения функциональных возможностей программного продукта позволили облегчить процесс описания и автоматизации документооборота, и бизнес-процессов в компании», - рассказывает начальник отдела документационного обеспечения управления и секретариата ООО ФК «ОТКРЫТИЕ» Наталья Буданова.
На данный момент с помощью «ИНТАЛЕВ: Корпоративные Документы и Процессы» полностью автоматизирован один из важнейших процессов нашей компании - процесс движения договорных документов, который охватывает ряд отделов и подразделений.
«Мы довольны полученными результатами. Сейчас мы уверенно можем сказать, где в данный момент находится документ, выпущенный нами на согласование. В будущем мы также планируем автоматизировать бизнес-процессы, связанные с движением корреспонденции. При самостоятельном внедрении очень важно оперативно получать ответы на вопросы, которые возникают при поддержке программного продукта. Техническая поддержка компании «ИНТАЛЕВ» оказывала нам помощь при возникновении трудностей, оперативно поступала информация, как по телефону, так и по электронной почте. Мы оцениваем работу специалистов «ИНТАЛЕВ» на «отлично», - подчеркивает Банников Владимир, специалист по поддержке программного обеспечения ООО ФК «ОТКРЫТИЕ».
