Специалистами компании «СофтЭксперт» - дистрибьютор ЭОС в Туле - успешно проведено внедрение системы электронного документооборота «ДЕЛО» в двух крупнейших предприятиях энергетического комплекса Рязанской области: Рязанской ГРЭС и ГРЭС-24. Обе ГРЭС являются филиалами ОАО «ОГК-6».
Проект по внедрению системы электронного документооборота «ДЕЛО» в филиалах ОАО «ОГК-6»: Рязанской ГРЭС и ГРЭС-24,- стартовал в сентябре 2006 года.
К началу проекта на предприятиях отсутствовало единое документационно-информационное пространство, объединяющее структурные подразделения, что не позволяло осуществлять контроль движения и своевременности исполнения документов.
Таким образом, к моменту завершения проекта планировалось решить такие задачи как:
• Унификация технологии работы с документами в структурных подразделениях за счет использования средств совместной работы с документами.
• Оптимизация потоков документальной информации в бумажном и электронном видах между структурными подразделениями.
• Обеспечение информационной «прозрачности» процессов разработки и прохождения документов, получения оперативной информации о состоянии запроса, реализация управленческого контроля на любой стадии движения документов.
• Обеспечение оперативного доступа к статистической информации.
• Ускорение процесса информационного обмена между структурными подразделениями.
Проект по внедрению системы электронного документооборота «ДЕЛО» на Рязанской ГРЭС и ГРЭС-24 включил в себя 4 этапа.
На первом этапе была осуществлена закупка необходимого количества лицензий системы электронного документооборота «ДЕЛО». Проведено предпроектное исследование. Назначены специалисты для работы с системой: администратор БД, системный технолог, пользователи (руководители, делопроизводители, контролеры).
Второй этап включал в себя установку, настройку и подготовку системы «ДЕЛО» к вводу в эксплуатацию с учетом специфики делопроизводства на предприятиях энергетической отрасли. Были проведены работы по тестированию системы и выработке правил работы с ней.
На третьем этапе проекта было проведено обучение и подготовка персонала филиалов Рязанской ГРЭС и ГРЭС-24 к работе с системой
«ДЕЛО».
Четвертый этап включил в себя проведение пуско-наладочных работ и начало опытной эксплуатации системы «ДЕЛО».
Внедрение системы «ДЕЛО» на Рязанской ГРЭС и ГРЭС-24 дало следующие результаты:
• Организовано единое корпоративное информационное пространство.
• Автоматизировано рабочие места административного и делопроизводственного персонала.
• Организована единая регистрация входящих, исходящих и внутренних документов, обеспечивающая контроль движения и своевременность исполнения документов.
• Налажено списание документов в дело в соответствии с номенклатурой, быстрый поиск документов по различным критериям.
• Специалисты получили возможность формирования статистических и сводных отчётов по документообороту.
• Повысилась «прозрачность» движения документов. Сотрудники видят на экране компьютера все документы, задачи и поручения, с которыми они должны работать в данный момент, а руководители имеют возможность следить за ходом реализации бизнес – процессов в режиме реального времени.
В настоящее время филиалы ОАО «ОГК-6» - Рязанская ГРЭС и ГРЭС-24 проводят мероприятия по дальнейшему наращиванию числа рабочих мест системы «ДЕЛО», а также по внедрению других программных продуктов компании ЭОС: подсистемы «АРХИВНОЕ ДЕЛО» и опции «Поточное сканирование».
