Общественно-политическая газета «Областная» – хорошо известное в регионе издание, освещающее жизнь Иркутской области.
Ежедневно сотрудники «Областной» обрабатывают огромное количество информации, начиная от экспертных статей для очередного выпуска и заканчивая внутренними документами организации. Работа с контентом в издательстве хорошо отлажена, однако с учетом, движением и контролем внутренних документов и корреспонденции возникали определенные сложности.
До недавнего времени регистрация документов редакции «Областной» велась в обычном журнале. Все распоряжения и документы пересылались ответственное лицам по электронной почте. Такой подход затруднял контроль над выполнением поручений и исполнительской дисциплиной. Именно эти сложности привели руководство газеты к решению о внедрении системы управления документами, которая позволила бы не только организовать учет и хранение документов, но и обеспечить своевременный контроль исполнения поручений, возможности безбумажного согласования документов, учета договоров и договорной документации и другие современные возможности управления информацией организации.
Первоочередными задачами, которые должна решать внедряемая система, издательство «Областной» определило:
• учет и работа с различными видами документов (как в рамках классического и договорного делопроизводства, так и с разнородными корпоративными документами и информацией, не предоставляющей юридической значимости);
• управление электронными образами и файлами документов, создание электронного архива;
• управление заданиями как в связи с исполнением различных документов, так и текущих поручений руководства.
Все эти задачи легко выполнимы с помощью универсального прикладного решения «eDocLib: Актив Бизнес», разработанного компанией «КС-Консалтинг» (г. Барнаул, партнер ЭОС) на базе ECM-платформы eDocLib. Оптимальная цена, богатый функционал, возможность подстраиваться под нужды компании – все это определило выбор руководства газеты «Областная» в пользу платформы eDoclib и решения «eDocLib: Актив Бизнес». Весомым дополнительным фактором в пользу выбора стали также широкие возможности платформы для работы с разнородным контентом, которые впоследствии могут быть использованы для автоматизации редакционных бизнес-процессов при подготовке материалов для газеты.
Исполнителем проекта была выбрана компания Информационное агентство «Референт», основным профилем которой с 2005 года является оказание услуг по оптимизации работы с документами. Компания является партнером ЭОС, хорошо зарекомендовала себя на рынке Иркутской области и реализовала большое количество внедрений СЭД для организаций различного профиля.
На первом этапе, в «Областной» внедрено 10 рабочих мест платформы eDocLib и решения «eDocLib: Актив Бизнес». Доступом к системе обеспечены ключевые лица организации и директор издательства. Выполнена настройка системы и настройка прав пользователей для работы с входящей/исходящей корреспонденций, внутренними документами, договорами, обеспечена возможность перевода документов в электронный вид, управления заданиями и совместной работы с информацией в системе. В дальнейшем издательством планируется активно использовать механизмы работы с проектами документов в электронном виде применительно к внутренним документам организации и согласованию договоров.
В дальнейшем на базе внедренной платформы предполагается обеспечить каждого сотрудника индивидуально настраиваемым рабочим пространством в системе и организовать совместную работу копирайтеров, журналистов и редакторов над материалами издания.
