Система «АРХИВНОЕ ДЕЛО» – новая разработка компании «Электронные Офисные Системы» (ЭОС). «АРХИВНОЕ ДЕЛО» – это тиражируемый, («коробочный») продукт, реализующий функции архива организации, а также функции делопроизводственных служб в части формирования и оформления дел.
Система разработана на базе решений для автоматизации ведомственных архивов выполненных в Совете Федерации Федерального собрания РФ, в Счетной палате РФ, в ОАО «Мосэнерго». Решение о выпуске
«коробочного» продукта «АРХИВНОЕ ДЕЛО» было продиктовано чрезвычайной востребованностью рынка.
Система «АРХИВНОЕ ДЕЛО» заняла первое место в номинации
«Электронный архив» конкурса ИТ-решений «Продукт года - 2006», проводимого в рамках выставки Softool-2006.
«Сегодня значительное количество компаний внедряет системы электронного документооборота, стремясь обеспечить автоматизацию работы с документами. Но документы выходят из оперативного делопроизводства, хотя по-прежнему требуют учета, хранения и работы с ними. Ручная обработка таких бумажных хранилищ становится узким местом для многих организаций, – отмечает генеральный директор ЭОС Владимир Баласанян. – Некоторым компаниям, у которых есть архивная служба или которые хотят создать архив, требуется автоматизация процессов управления ведомственным архивом в соответствии с правилами, утвержденными Росархивом. Другим компаниям необходимо электронное хранилище документов, обеспечивающее надежное хранение и оперативный доступ. Третьим необходимо комплексное решение, объединяющее первые два. Система «АРХИВНОЕ ДЕЛО» позволит решить все три задачи, причем независимо от того, какая система документооборота используется в организации».
Система «АРХИВНОЕ ДЕЛО» имеет ряд существенных функциональных особенностей и преимуществ и позволяет:
• выполнять все операции по обслуживанию бумажных архивов организации;
• гибко настраивать классификацию дел и рубрикацию документов;
• учитывать различные виды документов;
• хранить не только карточки документов, но и электронные образы документов (тексты/отсканированные изображения);
• осуществлять поиск дел и документов по любым реквизитам карточек, включая поиск по тексту прикрепленных файлов;
• обеспечить удаленный (через Интернет/Интранет) доступ пользователей к электронным образам дел и документов с гибким разграничением прав (опция «Читальный зал»);
• формировать основные отчетные формы, утвержденные Росархивом.
В систему также включен функционал для автоматизации делопроизводственных служб в части ведения номенклатуры дел, формировании и оформлении дел, в том случае, если компания хочет автоматизировать свой архив без внедрения системы документооборота и делопроизводства.
По заключению специалистов Росархива «бесспорным достоинством системы является ее построение, основанное на действующей законодательной и нормативно-правовой базе по делопроизводству и архивному делу, а также соблюдение традиционных, проверенных временем правил работы отечественных архивов».
В настоящее время ЭОС, по заказу Росархива, разрабатывает новое поколение программного обеспечения для государственных и муниципальных архивов (система «АРХИВНЫЙ ФОНД»), в т.ч. для автоматизации приема дел на хранение от организаций и предприятий. Соответствующие требования учитываются в системе «АРХИВНОЕ ДЕЛО». Таким образом, организации, которые будут её использовать, получат средства, упрощающие процедуру передачи дел на хранение в государственные и муниципальные архивы.
