С момента запуска проекта внешнего электронного документооборота (ЭДО) дополнительные соглашения о переходе на ЭДО заключены с 163 контрагентами Макрорегионального филиала «Волга» ПАО «Ростелеком».
Каждый месяц на получение отчетных документов в свой адрес за выполненные услуги посредством электронного документооборота переходят примерно по 10 новых контрагентов. В целом за период действия проекта по системе внешнего ЭДО через оператора ООО «Компания «Тензор» было получено порядка 300 успешно обработанных пакетов документов.
Электронный документооборот регулируется рядом Федеральных законов и распорядительных документов органов власти Российской Федерации..С помощью электронного документооборота корпоративные клиенты «Ростелекома» могут формировать акты выполненных работ/услуг, накладные ТОРГ-12 и счета-фактуры в электронном виде и подписывать их электронной подписью. При этом подписание организовано в «Личном кабинете», а электронная цифровая подпись может храниться в «облаке» оператора.Электронным документооборотом может воспользоваться любое юридическое лицо, вне зависимости от масштабов деятельности. Тарифы на такие услуги максимально низкие и гибкие, подписание документов возможно с любого компьютера, подключенного к сети.
Использование электронного документооборота позволяет и «Ростелекому», и компании-контрагенту отправлять и обрабатывать все документы, сокращая при этом сроки получения подписанного с обеих сторон документа, добиться экономии расходов за счет снижения затрат на отправку подписанных документов почтовыми отправлениями, а также затрат на выставление и хранение документов. Архив документов в электронном виде находится в едином хранилище и в дальнейшем используется для предоставления в налоговые органы по телекоммуникационным каналам связи в рамках мероприятий налогового контроля, что также снижает риск утраты оригинала документа. Кроме того, контрагенты смогут отправлять документы не только в адрес «Ростелекома», но и от других поставщиков, работающих в самых разных отраслях.
Директор Центра учета и отчетности «Нижний Новгород» ПАО «Ростелеком» Юлия Коновалова отмечает: «Внутренний электронный документооборот давно стал неотъемлемой частью бизнес-процессов многих организаций. Электронное взаимодействие в части передачи и подписания первичных документов между компанией и контрагентом – это пока не повсеместно распространенная практика, но, без сомнения, набирающая обороты с каждым годом. Клиенты «Ростелекома», перешедшие на ЭДО, уже смогли в полной мере оценить все преимущества такого сотрудничества – экономия времени и пространства в офисе, исключение потери документов, повышение безопасности информации, снижение затрат».
Для работы с электронными документами необходимо заключить дополнительное соглашение. Это можно сделать, заполнив форму соглашения, полученную у сотрудника «Ростелеком», который непосредственно занимается ведением договоров с контрагентом. Также возможен переход на ЭДО при заключении новых договоров. Для этого необходимо в заключаемый договор включить условие о переходе на электронный документооборот.
